Інструкція про порядок обліку і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову - nadoest.com ))
Головна
Пошук за ключовими словами:
сторінка 1
Схожі роботи
Назва роботи кіл. стор. розмір
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання... 1 361.71kb.
Розпорядження від 31 серпня 2011 року №265 Про затвердження Інструкції... 3 489.82kb.
Розпорядження голови районної державної адміністрації від 23 червня... 2 405.54kb.
Наказ №423/5 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання... 1 208.52kb.
Розпорядження 22. 11. 2013 №299 Про затвердження переліку відомостей... 1 324.19kb.
Наказ №53 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання... 1 173.62kb.
Наказ №34 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання... 1 160.79kb.
Наказ №42 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання... 1 152.61kb.
Положення Ця Інструкція визначає єдині вимоги щодо обліку, зберігання... 1 279.39kb.
Наказ №962 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання... 1 228.47kb.
Ф. Турчин “15” червня 2011 року 1 100.74kb.
Моніторинг ринку зернових виробни 1 477.08kb.
Таращанський 1 219.63kb.

Інструкція про порядок обліку і використання документів та інших матеріальних носіїв - сторінка №1/1

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ ДП «Херсонстандартметрологія»

від «05» липня 2011 р. № ___________


Інструкція про порядок обліку і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію.
Загальні положення

1 Ця Iнструкцiя визначає обов’язковий для всіх структурних підрозділів ДП «Херсонстандартметрологія» (Далі - Центр) порядок обліку, зберігання, використання та знищення документiв та інших матеріальних носіїв, якi містять вiдомостi, що становлять службову iнформацiю (далi - документи).

2 На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань — на обкладинці та на титулі проставляються гриф “для службового користування” i номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій iнформацiї, вiн має бути зазначений у супровідному документі.

3 Необхiднiсть приставляння грифа “для службового користування” визначається на пiдставi Переліку відомостей ДП «Херсонстандартметрологія», якi мiстять службову iнформацiю з грифом «для службового користування» (далi — Перелiк): на документі — виконавцем та особою, що підписує документ; на виданні — автором (укладачем) i керiвником, який пiдписав видання до друку.

4 Директор ДП «Херсонстандартметрологія» або особа, яка його заміщує (Далі — Директор Центру) у разі потреби має право зняти гриф “для службового користування” з документів, підготовлених структурними підрозділами Центру, якщо вiдомостi, що містяться у цих документах, не вiдповiдають Переліку.


Директор Центру має право зняти гриф “для службового користування” з документів, одержаних від структурних підрозділів Центру (з повідомленням їх про це).

5 Директор Центру несе відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом “для службового користування”.

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом “для службового користування”, а також контроль за дотриманням вимог цієї iнструкцiї покладається на — канцелярію Центру.

6 Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом “для службового користування”, здійснюється юрисконсультом Центру.

7 Спiвробiтники Центру, які працюють з документами з грифом “для службового користування”, в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку з цією інструкцiєю. Ознайомлення здійснює канцелярія Центру.
Спiвробiтникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом “для службового користування”, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому вiдомостi, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

8 Під час роботи з документами i матеріалами з грифом “для службового користування” слід також керуватися Примірною iнструкцiєю з дiловодства у мiнiстерствах, iнших центральних органах виконавчої влади, Раді мiнiстрiв Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17 жовтня 1997 № 1153 (Офiцiйний вiсник України, 1997 р., №, с. 50), ІУ.08-07/2010 Порядок ведення діловодства ДП «Херсонстандартметрологія», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.2011 № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації».



Приймання i облік документів

9 Приймання i облік (реєстрація) документів з грифом для службового користування” здійснюється канцелярією, яка веде облік несекретної документації. На документи з грифом “для службового користування”, як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

10 Кореспонденція з грифом “для службового користування”, що надходить до Центру, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), приймається i розкривається централізовано у канцелярії спiвробiтниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кiлькiсть сторiнок та примiрникiв документiв, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листi.
У разі вiдсутностi у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику. Документи з грифом “для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

11 У разі надходження документів з грифом “для службового користування” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

12 Реєстрації підлягають усі вхiднi, вихiднi та внутрiшнi документи з грифом “для службового користування”. Вони облiковуються за кiлькiстю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) — за кiлькiстю примiрникiв.

13 Облік документів та видань з грифом “для службового користування” ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або на картках за формою 3 (додаток 3) окремо від обліку іншої несекретної документації.


Облік магнітних носіїв iнформацiї з грифом “для службового користування” ведеться окремо вiд облiку паперових носіїв такої iнформацiї у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній облiченiй сторiнцi робиться запис про кiлькiсть сторiнок у журналi, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою “для довідок”. Проходження документів з грифом “для службового користування” повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

14 На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі видання з грифом “для службового користування” проставлясться штамп, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

15 Тираж видання з грифом “для службового користування”, одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку 1 розподілу видань з грифом “для службового користування” за формою 6 (додаток 6). Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документi (виданнi) та у формах облiку. Нумерацiя додатково розмножених примiрникiв продовжується вiд останнього номера примiрникiв, що були розмножені раніше.

Розмноження i розсилання (відправлення) документів

16 Вiдповiдальнiсть за випуск документів з грифом “для службового користування”, що тиражуються, несе Директор Центру (керівники окремих структурних пiдроздiлiв, у яких вони тиражуються).


Документи з грифом “для службового користування”, одержані вiд сторонніх органiзацiй, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
Друкування таких документів також допускається у структурних пiдроздiлах під вiдповiдальнiсть їх керiвникiв. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа повинні зазначатись кiлькiсть надрукованих примiрникiв, прізвище виконавця i дату друкування документа.

17 Надруковані i пiдписанi документи з грифом “для службового користування” разом з їх чернетками та варіантами реєструє вiдповiдальний спiвробiтник канцелярi. Чернетки i варіанти знищуються виконавцем та спiвробiтником канцелярії, про що на копiї вихiдного документа робиться запис: “Чернетки i варіанти знищені. Дата. Підписи”.

18 Реферативні iнформацiйнi видання у журнальному або
зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться вiдомостi про документи з грифом “для службового користування”, випускаються з аналогічним грифом. Вилучені із зазначених видань реферативні iнформацiйнi картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються i зберігаються як несекретні матеріали.
Факт вилучення карток i сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

19 Розмноження документів з грифом “для службового користування” на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу Директора Центру за нарядами пiд контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примiрникiв.

20 Забороняється використовувати для розмноження документів з
грифом “для службового користування” розмножувальну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту iнформацiї.

21 Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом “для


службового користування” здiйснюється на пiдставi рознарядок, підписаних Директом Центру (його заступниками) та завідувачем канцелярією, iз зазначенням облікових номерів примiрникiв, що розсилаються (відправляються).

22 Пересилання документів з грифом “для службового користування” до інших органiзацiй у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами органiзацiй.

23 Документи з грифом “для службового користування”, що
розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси i найменування одержувача та вiдправника, номери вкладених документiв з проставлянням
“ДСК”. На конвертах (упаковках) документів з грифом “для службового користування” забороняється зазначати прізвища i посади керiвникiв органiзацiй (структурних пiдроздiлiв) i виконавцiв документiв, а також найменування структурних пiдроздiлiв.

24 Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом “для службового користування”, а також передавання їм конфiденцiйної iнформацiї здiйснюється у порядку, передбаченому iнструкцiсю, затвердженою постановою Кабінету Мiнiстрiв України вiд 27.11.1998 № 1893 «Про затвердження Iнструкцiї про порядок облiку, зберігання i використання документів, справ, видань та iнших матерiальних носіїв iнформацiї, якi містять конфiденцiйну iнформацiю, що с власністю держави» (iз змiнами та доповненнями). Ознайомлення представників засобів масової iнформацiї з документами з грифом “для службового користування” та передавання їм таких матерiалiв допускасться у кожному окремому випадку за письмовим дозволом Директора Центру, який надав зазначеним документам гриф “для службового користування”. Такi документи попередньо розглядаються експертними комiсiями, якi приймають письмовi рiшення про доцiльнiсть їх передавання або можливість зняття грифа “для службового користування”, якщо на момент ознайомлення або передавання вiдомостi, що містяться у документах, втратили первiсне значення.


Якщо в документах з грифом “для службового користування” мiстяться вiдомостi, що належать до компетенцiї інших органiзацiй, передавання їх за кордон або у засоби масової iнформацiї може бути здiйснене лише за письмовою згодою цих органiзацiй. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом “для службового користування” у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентацiях тощо.

Формування виконаних документів у справи

25 Документи з грифом “для службового користування” пiсля їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.


У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всi довiдковi та реєстрацiйнi картотеки i журнали на документи з грифом “для службового користування”.

26 Документи з грифом “для службового користування” залежно вiд виробничої та iнформацiйної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.


У разi долучення документа з грифом “для службового користування” до справи з документами, що не мають такого грифа, на справi ставиться позначка «ДСК», а до номенклатури справ вносяться вiдповiднi змiни.

27 Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом “для службового користування”, повинні бути вiднесенi до категорiї обмеженого розповсюдження i використання. На обкладинках i титульних сторінках цих справ також проставляється гриф “для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться вiдповiднi уточнення.

28 Справи з документами з грифом “для службового користування” повинні мати внутрішні описи.

Використання документів. Зняття грифа “для службового
користування”

29 До роботи зі справами з грифом “для службового користування” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно зі списками, погодженими з канцелярiєю, а до Документів — згідно з вказівками, викладеними у резолюціях Директора Центру.

Працiвники, якi допускаються до роботи з виданнями з грифом “для службового користування”, визначаться Директором Центру.

30 Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом “для службового користування” для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформацiї, експонувати такi документи на вiдкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.


У разі потреби з письмового дозволу Директора Центру допускається опублікування або передання для опублікування несекретних вiдомостей обмеженого поширення, якщо такi вiдомостi не суперечать Перелiку.

31 Пiд час користування вiдкритим радiозв’язком заборонясться передавати вiдомостi обмеженого поширення. Такi вiдомостi можуть передаватися тiльки за допомогою дротового зв’язку з проставлянням на документах i телеграмах штампа “Серiя П”. Пiд час користування дротовим зв’язком зазначаються лише телеграфнi адреси та прiзвища вiдправникiв i одержувачів, посади адресатів i вiдправникiв вказувати забороняється.

32 Представники інших органiзацiй допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом “для службового користування” з дозволу Директора Центру, у володiннi та розпорядженні якого перебувають цi документи, за наявностi письмового запиту органiзацiй, в яких вони працюють, iз зазначенням характеру завдання, що виконується. Виписки з документів i видань з грифом “для службового користування”, що мiстять вiдомостi обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які пiсля закiнчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення i роботу з документами з грифом “для службового користування”.

33 Справи та видання з грифом “для службового користування” видаються виконавцям i приймаються від них під розписку в картці обліку справ i видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).

34 Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом “для службового користування” спiвробiтниками органiзацiї, де перебувають документи, проводиться з дозволу Директора Центру. Копіювання для сторонніх органiзацiй документів з грифом “для службового користування”, одержаних вiд інших органiзацiй, здійснюється погодженням з органiзацiями-авторами цих документів.

35 Видання з грифом “для службового користування” включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у вiдкритi каталоги та бiблiографiчнi покажчики.

36 Видача громадянам України видань з грифом “для службового користування” у масових бiблiотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керiвникiв органiзацiй, в яких працюють цi громадяни, iз зазначенням теми роботи. Цi дозволи дiйснi протягом року.

37 Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом “для службового користування” періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється пiд час передачi справ до пiдроздiлу, на який покладені функції з питань архівної справи або роботи архiву Центру (далi — архiвний пiдроздiл), у процесі зберігання справ в архiвному пiдроздiлi (як правило не менш як один раз на 5


— 10 рокiв), а також пiд час пiдготовки справ постійного зберігання для передачi до державної архiвної установи. Рішення про зняття грифа “для службового користування” приймається експертною комiсiсю органiзацiї-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комiсiї включаються юрисконсульт, працiвники канцелярiї, та iнших структурних пiдроздiлiв Центру. Рiшення комiсi оформлясться актом, що складасться за довiльною формою та затверджусться Головою держспоживстандарту. В актi перелiчуються заголовки та номери за описом справ, з яких знiмасться гриф “для службового користування”. Один примiрник акта разом iз справами передається до архiвного пiдроздiлу, а справи постiйного зберiгання — до вiдповiдної державної архiвної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повiдомляються всi органiзацiї, яким надсилався цей документ (видання).

38 На обкладинках справ гриф “для службового користування” погашається штампом або записом вiд руки iз зазначенням дати i номера акта, що став пiдставою для зняття грифа. Аналогiчнi вiдмiтки вносяться до опису i номенклатури справ.

39 Справи з грифом “для службового користування”, передані до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування вiдповiдно до вимог цiєї iнструкцiї.

Вiдбiр документiв для зберігання i знищення

40 Проведення експертизи наукової, iсторико-культурної цiнностi документiв i справ з грифом “для службового користування”, розгляд i затвердження її результатів здійснюється вiдповiдно до Положення про принципи i критерії визначення цiнностi документів, порядок створення та дiяльностi експертних комiсiй з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 20 жовтня 1995 р. № 853 (ЗП України, 1996 р., № 3, ст.79).

41 Справи до архівного пiдроздiлу Центру передаються в упорядкованому станi. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом “для службового користування”, включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з iншими справами, що мiстять нетаємнi документи постiйного зберiгання. На справи з документами з грифом “для службового користування” з термiном зберiгання до 10 рокiв включно описи можуть не складатися. Їх передача до архiвного пiдроздiлу здiйснюється за номенклатурами справ.

42 Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення обкладинок, складання описiв справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Головархiвом.

43 Справи з грифом “для службового користування” постiйного зберiгання передаються до державних архівних установ у встановленому Головархiвом порядку з обов’язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

44 Вiдiбранi для знищення справи з грифом “для службового користування”, що не мають наукової, iсторико-культурної цiнностi та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з iншими несекретними справами, вiдiбраними до знищення. При цьому у графi “Заголовки справ” пiсля номерiв цих справ проставляється вiдмiтка “ДСК”.

45 Вiдiбранi для знищення документи, справи i видання з грифом “для службового користування” перед здачею на переробку як макулатура повинні обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

46 Пiсля знищення матерiалiв з грифом “для службового користування” в облiкових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться вiдмiтка “Знищено. Акт від (дата)____№__ ”.



Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності

47 документи з грифом “для службового користування” зберігаються у службових приміщеннях у шафах (сховищах), якi надійно замикаються та опечатуються.

48 Справи з грифом “для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію у той же день. Окремі справи з грифом “для службового користування” з дозволу завідувача канцелярії можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності i додержання правил зберігання. Передача документів з грифом “для службового користування” іншим спiвробiтникам здійснюється тільки через канцелярію.

49 Забороняється вилучення зі справ або переміщення документів з грифом “для службового користування” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться вiдмiтки в облікових формах, включаючи внутрiшнi описи.

50 Забороняється виносити документи з грифом “для службового користування” за межi службових примiщень органiзацiї. У разi потреби Директор Центру може дозволити виконавцям винести за межi службового примiщення органiзацiї документи з грифом “для службового користування” для їх погодження, пiдписання тощо в органiзацiях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

51 Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собi матерiали з грифом “для службового користування”. Цi матерiали повиннi бути заздалегiдь надiсланi на адресу органiзацi за мiсцем вiдрядження спiвробiтника вiдповiдно до порядку, встановленого пунктом 27 цiєї інструкцiї.


В окремих випадках з дозволу Директора Центру дозволяється перевезення документів з грифом “для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складi не менше двох працiвникiв (або одного озброєного працiвника), що мають виконувати роботу з ними в iншому населеному пунктi.

52 У разі зміни працiвникiв, вiдповiдальних за облiк, зберiгання, використання та знищення документів з грифом “для службового користуванкя”, складається за довільною формою акт прийому-передачi цих документів (справ), що затверджується Директором Центру.

53 Перевірка наявності документів з грифом “для службового користування” здiйснюється щорiчно комiсiєю, що призначається наказом Директора Центру. До складу цiєї комiсiї обов’язково включаються особи, яким доручено облiк i зберiгання цих документiв, а також юрисконсульт. Результати перевiрки наявностi оформляються актом за формою 10 (додаток 10).

54 Про факти втрати документів з грифом “для службового користування” або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до вiдома Директора Центру, юрисконсульта. Для розслідування факту втрати документів з грифом “для службового користування” або встановлення факту розголошення вiдомостей, що мiстяться в них, наказом Директора Центру призначається комiсiя, висновок якої затверджується Директором Центру. Вiдповiднi записи про втраченi документи вносяться в облiковi форми на пiдставi акта комiсiї.

55 За порушення, що призвели до розголошення iнформацiї “для службового користування”, втрати або незаконного знищення документів з грифом “для службового користування”, а також інших вимог цiєї Інструкцiї виннi особи несуть дисциплiнарну та цивiльно-правову вiдповiдальнiсть згiдно з чинним законодавством.

Облiк, зберігання i використання печаток, штампів i бланків

56 Обов’язковому облiку пiдлягають печатки i штампи з повним найменуванням органiзацiй; бланки з кутовими та повздовжнiми штампами органiзацiй, що мають необхідний трафаретизований текст документів, якi дають право на iнспектування, нагляд та вiдвiдування органiзацiй; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усi види перепусток, бланки документiв про освiту (атестати, дипломи, посвідчення), трудовi книжки.

57 Особи, що персонально вiдповiдають за облiк i зберiгання печаток, штампiв i бланкiв, призначаються наказами Директора Центру.

58. Облiк печаток i штампiв ведеться у журналi за формою 11 (додаток 11), бланкiв — у журналi за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланкiв вiдповiдальним за їх використання особам здiйснюсться пiд розписку у вiдповiдних   журналах.

59 Журнали обліку печаток, штампів i бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються i опечатуються.

60 Печатки i штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

61 На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усiх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на iнспектуванвя, нагляд або відвідування органiзацiй, друкарським способом або нумератором проставляються порядковi номери на всiх частинах (сторiнках) цих бланкiв.

62 Перевірка наявності печаток, штампів i бланків здiйснюється щорічно комiсiєю, призначеною наказом Директора Центру.


Про перевірки наявності печаток, штампів i бланків робляться вiдмiтки у журналах облiку за формами 11 i 12 пiсля останнього запису. У разi порушення правил облiку, зберiгання i використання печаток, штампів i бланків комiсiя проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до вiдома Директора Центру.

Особливості поводження з мобiлiзацiйними документами

63 Працівники Центру допускаються до роботи з документами мобiлiзацiйного характеру, яким надано гриф «для службового користування» (далi — мобiлiзацiйнi документи), на пiдставi списку, погодженого з Директором Центру.

64 Під час підготовки та реєстрації мобiлiзацiйних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа «для службового користування» проставляється позначка «Лiтера «М».

65 Робота з мобiлiзацiйними документами здійснюється в окремо виділених i належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, якi виключають можливість ознайомлення зі змістом таких документів сторонніх осіб.

66 Мобiлiзацiйнi документи пересилаються в пакетах з позначкою «Лiтера «М». Пересилати мобiлiзацiйнi документи в одному пакетi з документами, що не стосуються мобiлiзацiйних питань, забороняється.

67 Друкування та розмноження мобiлiзацiйних документів здійснюється за участю працівника, допущеного до роботи з мобілізаційними документами, вiдповiдно до вимог цiєї інструкцiї. Друкування таких документів може здійснюватися у мобiлiзацiйних пiдроздiлах їх працiвниками. Мобiлiзацiйнi документи долучаються до справ з мобiлiзацiйної роботи. Робочі папки та справи з мобiлiзацiйними документами зберігаються в окремому сейфі (металевiй шафi), що надійно замикається та опечатується.

68 Контроль за роботою з мобiлiзацiйними документами покладається на Директора Центру, осіб допущених до роботи з мобілізаційними документами.
Охорона службової iнформацiї пiд час прийому іноземних делегацій, груп та окремих iноземцiв
69 Рішення про можливість прийому іноземних делегацій, груп та окремих iноземцiв (далi iноземцi), приймається Директором Центру, який несе вiдповiдальнiсть за прийом iноземцiв i проведення роботи з ними. Безпосередньо органiзацiю прийому iноземцiв i роботи з ними забезпечує відділ правової та кадрової роботи (далі - ВПКЗ).

70 ВПКЗ разом з іншими пiдроздiлами, що беруть участь у прийомі iноземцiв, розробляється програма роботи з іноземцями, яка повинна містити:

1) вiдомостi про iноземцiв, iноземнi пiдприсмства (викладаються — прiзвище, iм’я та по батьковi, посада, рiк народження, громадянство, найменування, мiсцезнаходження пiдприсмства);

2) пiдстави, мету та строк перебування iноземцiв;

3) список посадових осiб, вiдповiдальних за прийом iноземцiв i проведения роботи з ними;

4) перелiки: - питання, якi плануються для обговорення, iз зазначенням обсягу i характеру iнформацiї; - структурних пiдроздiлiв та службових примiщень, якi iноземцям дозволено вiдвiдати; місце, де застосовуватимуться iноземцями кiно-, фото-, аудiо- i відеоапаратура, iншi технiчнi засоби, i порядок їх застосування; - програму роботи з іноземцями затверджує Директор Центру.

71 Юрисконсульт завчасно інформує у письмовiй формi орган Служби Безпеки України про перебування іноземної делегації i надсилає копiю програми проведення роботи з іноземцями.

72 3 метою запобігання просоченню службово iнформацiї всi матерiальнi носiї, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комiсiсю та складається акт експертизи. Експертиза матерiальних носіїв iнформацiї проводиться експертною комiсiєю до затвердження програми проведення роботи з iноземцями.

73 Пiд час прийому i проведення роботи з iноземцями забороняється залишати iноземцiв у службових приміщеннях без супроводу.

74 Відділ правового та кадрового забезпечення веде журнал облiку ділових зустрічей з іноземцями згідно з встановленою формою (додаток 13).

75 За підсумками прийому i проведення роботи з іноземцями, ВПКЗ складає звіт у довiльнiй формi, який затверджується Директором Центру.

76 Програма проведення роботи з іноземцями, акт експертизи та звіт про виконання програми зберігаються в ВПКЗ в окремiй номенклатурнiй справi.


Додаток 1 до Інструкції

Форма 1

Найменування організації


АКТ

Про відсутність вкладень

у конверті (пакеті)

від__________№_________

__________________________

(місце складання)


Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідувачем канцелярією
______________________________________________________________________________

найменування організації


______________________________________________________________________________

прізвище та ініціали


у присутності:__________________________________________________________________

посада, прізвище, ініціали


про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого
______________________________________________________________________________

найменування організації, що надіслала пакет


не виявлено вкладень
_______________________________________________________________________________

назви і номери документів, яких не виявлено


Завідувач канцелярією __________________ _____________________

(підпис) (прізвище, ініціали)



Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Формат А4(210х297)

Додаток 2 до Інструкції

Форма 2
Журнал

обліку документів та видань з грифом

«Для службового користування»



Дата надходження та індекс документа

Дата та індекс документа

Звідки надійшов або куди надісланий

Вид документа та короткий зміст

Кількість сторінок

Кількість та номери примірників

Резолюція або кому надісланий до виконання

Відмітка про взяття на контроль

Дата і

підпис


Індекс (номер) справи, до якої підшито документ

Відмітка про знищення

Примітка

документа

додатка

отримання

повернення


Примітка. Дозволяється окреме ведення журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом «Для службового користування»

Формат А4(210х297)

Додаток 3 до Інструкції

Форма 3
КАРТКА

обліку документів з грифом «Для службового користування»

(Лицьовий бік)



1 контроль

2 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31

3 гриф

4 Кореспондент

5 Адресат

6 Дата надходження та індекс

7 Дата

8 Вид документа та його короткий зміст

9 Кількість примірників та їх номери

10 Кількість сторінок

11 Резолюція або кому надісланий на виконання

12 Відмітка про виконання документа

13 Номер справи за номенклатурою

(Зворотний бік)

14 Відмітка про отримання

15 Відмітка про повернення

16 Перевірка виконання

17 Інші відмітки

18 Фонд №

19 Опис №

20 Справа №

Формат А5(148х210) або А6(105х148)


Додаток 4 до Інструкції

Форма 4


Найменування організації
ЖУРНАЛ

обліку магнітних носіїв інформації з грифом

«Для службового користування»


Дата надходження

Дата документа

Звідки надійшов або куди надісланий

Короткий зміст

Кількість та номери примірників магнітного носія

Кому надісланий до виконання

Відмітка про взяття на контроль та термін виконання

Дата і

підпис


Відмітка про знищення

примітка

отримання

Повернення

Додаток 5 до Інструкції

Форма 5
КАРТКА

Обліку магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»

(Лицьовий бік)

1 контроль

2 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31

3 гриф

4 Кореспондент

5 Адресат

6 Дата надходження

7 Дата документа

8 Короткий зміст

9 Кількість примірників та їх номери

10 Кому надісланий на виконання

11 Відмітка про виконання документа


(Зворотний бік)

12 Відмітка про отримання

13 Відмітка про повернення

14 Перевірка виконання

15 Відмітка про знищення

16 Інші відмітки

Формат А5(148х210) або А6(105х148)


Додаток 6 до Інструкції

Форма 6


Журнал

обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»





з/п


Назва видання

Видано або надійшло

Розподіл

повернення

знищення

Звідки надійшло або де надруковано

Вхідний номер супровідного листа

Кількість примірників та їх номери

Куди і до кого направлено (або видано)

Номер вихідного документа (або відмітка про отримання і дата)

Кількість примірників та їх номери

Дата і номер примірників

Дата номер акта

Додаток 7 до Інструкції

Форма 7


Картка обліку

справ та видань що видаються з грифом «Для службового користування»


Назва справи або видання_______________________________________________________

_______________________________________________________________________________




з/п


Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок

Підрозділ і прізвище співробітника

Розписка і дата

Примітка

отримання

повернення

Додаток 8 до Інструкції

Форма 8
Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор


ДП «Херсонстандартметрологія»
Фонд № _____________ _______________________________

Опис прав постійного ініціали та прізвище

зберігання № _________ ________________________________

за _______________рік ________________________________

(дата)

_______________________________________________________



найменування організації (структурного підрозділу)


з/п


Індекс справи

(тому частини)



Заголовок справи

(тому, частини)



Дата справи

(тому, частини)



Кількість сторінок у справі (томі, частині)

Примітка

У цей підрозділ опису внесено _______________________________________________справ з № _______по № __________ у тому числі:

Літерні номери:

Пропущені номери:

Посада особи,

яка склала опис

дата ________ _______________ _________________________

(підпис) прізвище та ініціали

Відповідальний за канцелярію

дата ________ _______________ _________________________

(підпис) прізвище та ініціали

Завідувач архівом

дата ________ _______________ _________________________

(підпис) прізвище та ініціали

продовження додатку 8 до Інструкції

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК держархіву Протокол засідання ЕК

Херсонської області ДП «Херсонстандартметрологія»

________________ № ________ _______________ № ____
Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано

________________________________________________________________________с.,

у тому числі:

цифрами і літерами

літерні номери:________________

пропущені номери:_____________

_______________________________________________________________________

(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за ведення обліку)


дата ________ _______________ _________________________

(підпис) прізвище та ініціали


Формат А 4 (210х297)

Додаток 9 до Інструкції

Форма 9

ЗАТВЕРДЖУЮ



Директор

ДП «Херсонтандартметрологія»

________________________________________

(ініціали, прізвище)

________________________________________

(дата)


ДП «Херсонстандартметрологія»
АКТ
__________20____р. № ___

м. Херсон


Про вилучення для знищення

документів, не внесених до

Національного архівного фонду

На підставі ______________________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів)


_____________________________________________________________________________

(із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані для знищення, як такі, що не мають науково - історичної цінності та втратили практичне значення документи фонду № ______________ ДП «Херсонстандартметрологія»


№ з/п

Заголовок

Справи (документа) або

груповий

заголовок справ

(документів)



Дати справ або крайні дати справ

документів



Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кіль

кість


справ

(томів, частин)



Строк

зберігання

справи

(тому, частини) і номери статей за переліком



Примітка

Разом _________ цифрами та літерами справ __________за роки.

_________________ _______________ ___________________

Посада особи підпис прізвище, ініціали
________________2011

Продовження додатку 9 до Інструкції


Описи справ постійного зберігання за _________ р. затверджені, з особового складу погоджені з ЕПК Державного архіву Херсонської області (протокол від ______  №  ______).

Експертизу проводив

_________________ _______________ ___________________

Посада особи підпис прізвище, ініціали

Дата____________
СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

ДП «Херсонстандартметрологія»

від____________ № ____


Документи в кількості ______________________ справ вагою ______ кг здано в

(цифрами і літерами)

______________________________на переробку за приймально-здавальною накладною від ________ № ___________ або знищено шляхом спалення.
_________________ _______________ ___________________

Посада особи, яка здала документи підпис прізвище, ініціали

Дата____________
Додаток 10 до Інструкції

Форма 10


ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор


ДП «Херсонстандартметрологія»

________________________________________

(ініціали, прізвище)

________________________________________

(дата)
ДП «Херсонстандартметрологія»

АКТ


перевірки наявності та

стану документів і справ

від ______№_______

____________________________

Місце складання

Складений на підставі наказу від __________№ __________

Комісією:

Голова комісії

______________________________________________________________________

(посада прізвище, ініціали)

Члени комісії

______________________________________________________________________



(посада прізвище, ініціали)
Перевіркою встановлено:
1 Усього за описами (номенклатура ми справ, журналами обліку) налічується документів, справ_________

З них наявні____________________________


Не виявлено___________________________________________________________________

Індекси номери документів, справ, видань

2 Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ, журналів обліку)_________________

________________________________________________________________________________

3 Характеристика стану документів, справ та видань:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4 Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу) за результатами перевірки

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Формат А4 (210х297)

Додаток 11 до Інструкції

Форма 11

ЖУРНАЛ


обліку та видачі печаток і штампів


з\п


Відбиток печаток і штампів

Кому видано

Дата повернення і розписка про приймання

примітка

Найменування підрозділу в якому зберігаються печатки і штампи

Прізвище та ініціали відповідальної особи

Дата і розписка про отримання

Додаток 12 до Інструкції

Форма 12

ЖУРНАЛ


обліку бланків


Надходження

видача

Дата надходження

Номер супровідного листа

Звідки надійшли

Кількість примірників

Серія і номери бланків

Дата

Дата і номер документа

Кому видано

Кількість примірників

Серія і номери бланків

Розписка про отримання

Примітка (відмітка про знищення)

Найменування підрозділу

Прізвище та ініціали отримувача

Додаток 13 до Інструкції

Форма 13

ЖУРНАЛ


обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями,

групами та окремими іноземцями

__________________________________________

(найменування організації)



Порядковий номер

Час перебування за наявності

Прізвище, ім’я та по батькові (За наявності) іноземця, держава, підприємство, установа, організація

Мета прийому, ініціали та прізвище посадових осіб відповідальних за прийом

Підрозділи організації з роботою яких ознайомилися іноземці

Ініціали та прізвище працівників організації які брали участь у прийомі

Підсумки прийому (зазначаються відомості про виконання програми проведення роботи з іноземцями у разі передачі конфіденційної інформації – відомості про неї ким видано дозвіл на видано дозвіл на передачу такої інформації)

Номер справи, тому аркушів що передані іноземцям



Примітка: Підрозділи зовнішніх відносин організацій у звітах про ділові зустрічі з іноземцями відображають також інформацію про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління.