Міністерство юстиції України Головне управління юстиції у Тернопільській області Борщівське районне управління юстиції - nadoest.com ))
Головна
Пошук за ключовими словами:
сторінка 1
Схожі роботи
Назва роботи кіл. стор. розмір
Головне управління юстиції у Тернопільській області Борщівське районне... 1 77.66kb.
Головне управління юстиції у Тернопільській області Борщівське районне... 1 83.29kb.
Головне управління юстиції у Тернопільській області Борщівське районне... 1 94.64kb.
Головне управління юстиції у Тернопільській області Борщівське районне... 1 173.46kb.
Головне управління юстиції у Тернопільській області Борщівське районне... 1 34.45kb.
Міністерство юстиції україни головне управління юстиції у тернопільській... 1 163.68kb.
Міністерство юстиції україни головне управління юстиції у тернопільській... 1 326.35kb.
Міністерство юстиції україни головне управління юстиції у тернопільській... 1 334.24kb.
Міністерство юстиції україни головне управління юстиції у тернопільській... 1 158.36kb.
Міністерство юстиції україни головне управління юстиції у полтавській... 1 168.44kb.
Положення про Дніпровське районне управління юстиції у м. Херсоні... 1 120.31kb.
Акт № (місце складення) затверджую 1 12.92kb.
Таращанський 1 219.63kb.

Міністерство юстиції України Головне управління юстиції у Тернопільській області - сторінка №1/1




Міністерство юстиції України

Головне управління юстиції у Тернопільській області

Борщівське районне управління юстиції

Нові вимоги щодо оформлення та видання розпорядчих документів

Борщів 2013

Матеріал підготовлено працівниками Борщівського районного управління юстиції з метою належного ведення діловодства.




Порядок оформлення та видання розпорядчих документів
Основним видом розпорядчих документів, які видаються керівниками державних підприємств, установ, організацій на правах єдиноначальності на підставі та на виконання чинних нормативно-правових актів, розпорядчих документів та директивних листів вищестоящих органів або за власною ініціативою чи ініціативою структурних підрозділів державних підприємств, установ, організацій є накази.

Створення наказу є досить складним процесом, у якому можна виокремити кілька послідовних етапів:

- визначення питання (питань), з якого планується видати наказ.

- збір та аналіз інформації з питання.

- підготовка проекту наказу.

- погодження проекту наказу.

- підписання наказу.

- доведення наказу до виконавців.

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності на державному підприємстві, в установі, організації доцільно видавати такі накази:

- з основної діяльності;

- з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу, про надання відпусток тощо);

- з адміністративно-господарських питань.

За авторством накази класифікують на:

- індивідуальні (автором є одна установа);

- спільні (видані кількома установами одного рівня).

Проект наказу з основної діяльності розробляється структурним підрозділом підприємства, установи, організації за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

Проект наказу з кадрових питань готується відповідним структурним підрозділом, який відповідає за кадрове забезпечення державного підприємства, установи, організації (далі - підприємство) у двох примірниках на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником підрозділу, у разі потреби - керівниками інших структурних підрозділів підприємства, заступником керівника підприємства відповідно до розподілу повноважень.

Проекти наказів про надання відпусток працівникам підприємства оформлюються за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489.

Проект наказу розробляється у двох примірниках. Перший примірник проекту візує виконавець і керівник структурного підрозділу, що вносять проект. Коли виникає потреба - візують посадові особи, яким в проекті наказу передбачено завдання і доручення.

Наказ оформлюється на бланках наказу, який повинен мати такі береги, в мм (Додаток 1):

30 – лівий;

10 – правий;

20 – верхній та нижній.

Наказ повинен містити такі обов’язкові реквізити:

- зображення Державного герба України;

- назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

- назва виду документа (НАКАЗ);

- дата видання наказу;

- реєстраційний індекс (номер);

- місце складання;

- заголовок;

- текст;


- назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ;

- візи.


Дату наказу оформлюють цифровим способом, наприклад: 30.01.2013.

Реєстраційний індекс наказу складається зі знака №, порядкового номеру наказу по журналу обліку наказів по основних питаннях та через правобічну похилу риску номера за номенклатурою справ, наприклад: № 43/2.

Накази нумеруються упродовж календарного року.

Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...», «Про внесення змін...») або іменника, що вказує на предмет («Про підсумки...», «Про заходи...»). Крапка в кінці заголовку не ставиться.

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Вона може починатися словами «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та повна назва документа (заголовок), наприклад:



Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 02.07.2012 № 973/5 «Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України»

Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядчу частину наказу починають зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку. Текст розпорядчої частини наказу подається з нового рядка з абзацу.

Розпорядчу частину розбивають на пункти (1,2,3…) і підпункти (1.1, 1.2, 1.3…), які нумерують арабськими цифрами і оформлюють з абзацу. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подають у давальному відмінку (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: «керівникам структурних підрозділів».

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком і оформляти як дату завершення виконання.

У наказі необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт. Може бути зазначено також спільний для всіх підпунктів строк виконання. Однак, зазвичай, строк виконання встановлюють для кожного завдання окремо.

Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Такі доручення не можуть бути об’єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.

Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу, наприклад:



Контроль за виконанням наказу покласти на заступника начальника підприємства Прізвище ініціал(и)

Начальник може особисто контролювати виконання наказу. В такому разі останній пункт наказу оформлюють так:



Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами «Визнати таким, що втратив чинність, ...».

Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу ...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

«1. Внести зміни до наказу (розпорядження)».

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:



«1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...»;

«2) пункт 3 виключити»;

«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...».

Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:



«1) Внести зміни до... (додаються)».

Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту не оформлюють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.

Приклад оформлення посилання на додатки:



Затвердити Положення про сектор з питань банкрутства, що додається.

Затвердити склад експертної комісії (Додаток 1).

Накази начальник підприємства підписує особисто. Якщо він відсутній, це покладається на особу, яка виконує його обов`язки, наприклад:



В.о. начальника підпис Ініціал(и), прізвище

Після підписання наказу жодних виправлень чи доповнень до нього вже не вносять.

Віза наказу – це реквізит, що засвідчує згоду або незгоду посадової особи щодо змісту документа. Віза складається з таких елементів:

- назва посади особи, яка візує документ;

- особистий підпис;

- ініціали і прізвище;

- дата.

Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша документа. Назви посад, ініціали і прізвища осіб, які мають візувати проект наказу, можуть бути надруковані заздалегідь або посадові особи зазначають ці дані власноруч безпосередньо під час візування. Якщо особа, яка повинна візувати наказ, має певні зауваження та пропозиції до його змісту, то вона на окремому аркуші складає мотивований висновок, про що на документі роблять відповідну відмітку, наприклад:



Зауваження та пропозиції додаються.

Перший заступник начальника

(підпис) Ініціал(и), прізвище

30.01.2013

Проекти наказів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов’язково погоджуються з відділом підприємства, до повноважень якого входить вирішення питань фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку.

З підписаними наказами працівників ознайомлюють під особистий підпис (якщо йдеться про персональну відповідальність окремих осіб), наприклад:

Ознайомити з цим наказом головного спеціаліста відділу Ініціал(и), прізвище

В даному випадку на зворотному боці останнього аркуша наказу передбачають відмітку «З наказом ознайомлений» і з нового рядка зазначають посаду, підпис особи, розшифрування підпису, дату.

Якщо є необхідність ознайомити з наказом всіх працівників підприємства або їх більшість, то в наказі формулюють пункт такого змісту:

3. Ознайомити з цим наказом працівників підприємства під особистий підпис згідно зі списком, що додається.

При цьому складається окремий аркуш ознайомлення, що зберігається разом з наказом як додаток, наприклад:

Аркуш ознайомлення з наказом від _______ № ____ «Про…»




Прізвище, ініціали

Назва посади

Підпис

Дата

1

2

3

4

5






























Спільний наказ підприємств одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Державний герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування підприємств розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині.

Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів, які проставляють через правобіжну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками підприємств.

Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЄМО».

Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ, наприклад:


Начальник управління юстиції

Начальник управління статистики


(підпис) Ініціал(и), прізвище

30.01.2013




(підпис) Ініціал(и), прізвище

30.01.2013



Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості підприємств, що їх видають.

Накази з особового складу (з кадрових питань) оформлюють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про особовий склад», «Про кадрові питання».

У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім’я, по батькові та текст наказу.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст - через один міжрядковий інтервал.

Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, у визначених випадках - опублікування, оприлюднення.

Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.

Оригінали наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань реєструються і зберігаються у відділі підприємства, до повноважень якого входить вирішення питань організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

Накази з особового складу, про надання відпусток, про стягнення та відрядження працівників реєструються та зберігаються у відділі підприємства, до повноважень якого входить вирішення питань кадрової роботи.

Накази підприємства зберігаються у відповідних номенклатурних справах у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами у відділі підприємства, до повноважень якого входить вирішення питань організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються відділом підприємства, до повноважень якого входить вирішення питань кадрової роботи з використанням печатки з його найменуванням.

Копії наказів з основної діяльності засвідчуються печаткою відділу підприємства, до повноважень якого входить вирішення питань організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.



Додаток

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

БОРЩІВСЬКЕ РАЙОННЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ
НАКАЗ
______________ м. Борщів № ________

Про

Відповідно до…..,



НАКАЗУЮ:
1.

Начальник



.