6 міфів про секретарів секретар — у буквальному сенсі права рука шефа, без якої він відчуває себе безпорадним. Адже тільки секретар - nadoest.com ))
Головна
Пошук за ключовими словами:
сторінка 1
Схожі роботи
6 міфів про секретарів секретар — у буквальному сенсі права рука шефа, без якої він - сторінка №1/1
6 МІФІВ ПРО СЕКРЕТАРІВ
Секретар — у буквальному сенсі права рука шефа, без якої він відчуває себе безпорадним. Адже тільки секретар точно знає, де що лежить, коли і на яку зустріч сьогодні потрібно їхати і хто коли дзвонив.

Кажуть, що секретар цінується на вагу золота. Це твердження вірне, з однією тільки поправкою: хороший секретар цінується на вагу золота. Це співробітник, який приходить на роботу раніше від керівника, йде з роботи пізніше від нього, обізнаний про те, які процеси (у тому числі і приховані) проходять у колективі, і вміє ними керувати. Хороший секретар прекрасно вивчив характер і всі звички керівника. Хороший секретар знає, коли потрібно сказати своє вагоме слово, а в яких випадках варто промовчати, як правильно (згідно з діловим етикетом) прийняти гостей і багато-багато іншого.

Тим не менше, у відношенні цієї професії існує чимало міфів щодо її значущості і престижу.
Міф 1. Секретареві не потрібно великого розуму та здібностей. Тобто ним може стати кожен.

Насправді. Так, дійсно, щоб працювати секретарем, не обов'язково мати науковий ступінь, достатньо закінчити університет або отримати диплом про закінчення коледжу. Однак, психологи стверджують, що розум людини — не тільки всім відомий показник IQ, але й так званий «емоційний інтелект». Цей термін не так давно ввів один американський учений, що спеціалізується в області психології. Під цим терміном мають на увазі вміння особистості тонко відчувати і правильно реагувати на поведінку оточуючих. Іншими словами, таких індивідів можна поетично назвати «знавцями душ людських» або «мудрецями в науці життя». Щоб прекрасно розбиратися в цій науці, зовсім не обов'язково мати купу дипломів, потрібно просто вміти спостерігати. Вдається це далеко не кожному, іноді найрозумніші і не один раз «дипломовані» люди в повсякденному житті і в плані побудови відносин із оточуючими виявляються, м'яко кажучи, не на висоті.

Хороший секретар має дуже високий рівень «емоційного інтелекту», він чудово розбирається в людях, дуже тактовний і відповідальний. Погодьтеся, при всьому бажанні таку людину «нерозумною» назвати не можна.
Міф 2. Секретар — це висока довгонога блондинка. Її основне завдання — бути прикрасою офісу.

Насправді. Цей міф, швидше за все, був придуманий любителями пікантних анекдотів. Насправді краса (згідно із загальноприйнятими канонами) – не важлива. Для заняття вакансії цілком достатньо мати звичайну приємну зовнішність, оскільки існують ще такі поняття, як «почуття стилю» і «наявність смаку». Хороший секретар має і те, й інше, тому він — зразок елегантності, «ділове» обличчя компанії, тому, дійсно, деякою мірою, служить окрасою офісу. Саме стиль одягу секретаря, його поведінка, вміння грамотно висловлюватися, діяти відповідно з елементарними правилами етикету формує перше враження про компанію, а ділові партнери вже на підсвідомому рівні вирішують, чи будуть вони з цією фірмою мати справу. Керівник, що піклується про престиж, ніколи не посадить у приймальню красиву, але абсолютно непрофесійну даму, яка не вміє організувати роботу офісу, тому що саме це — один із головних обов'язків секретаря.


Міф 3. Секретар — дуже легка професія. В його обов'язки входить всього лише варити каву, подавати документи на підпис керівнику і відповідати на телефонні дзвінки.

Насправді. Почнемо з того, що секретар — це перш за все емоційно забарвлена робота. Навіть якщо справ у секретаря не так багато (хоча таке трапляється вкрай рідко, частенько його «навантажують» функціями офіс–менеджера, «кадровика» і т. д), на нього покладається «священний» обов'язок згладжувати неприємні для керівництва ситуації в організації. Хороший секретар повинен уловлювати найменші відтінки настрою шефа.

Крім того, секретар повинен уміти знаходити спільну мову і з колективом, налагоджуючи з усіма ділові відносини, ні в якому разі нікого не виділяючи. Чому? Тому що секретар — це свого роду сполучна ланка між дирекцією і колективом, його ставлення до кого-небудь, приязне, чи ні, буде ототожнюватися зі ставленням керівництва до цього співробітника. Тому секретарю не рекомендується «заводити» дружбу або ворогувати з ким-небудь на роботі.

Крім цієї тонкої психологічної роботи в обов'язки секретаря входить планування робочого дня керівника, ведення ділового листування, організація телефонних переговорів, прийом гостей, контроль роботи приймальної або навіть усього офісу. А ще секретар повинен бути завжди коректним, витриманим, гранично тактовним. У великих компаніях у адміністратора працює по два-три секретарі, оскільки один співробітник просто фізично не може впоратися з великим обсягом роботи.


Міф 4. Секретар — професія не престижна. Це хтось на зразок «дівчинки» для виконання доручень, ніякого вирішального значення фігура секретаря в компанії не має, прийняття важливих рішень від неї не залежить.

Насправді. Якщо говорити прямо, то хороший секретар, який встиг завоювати авторитет у колективу і гідно оцінений начальством, — це «сірий кардинал», який незримо, але істотно впливає на роботу компанії. Частенько саме він є останньою інстанцією, до якої за порадою звертається керівник. Тому що секретар часом про все і про всіх обізнаний набагато краще, ніж шеф і його заступники, і може дати правильну, вивірену пораду. Від секретаря, наприклад, залежить, чи зможете ви вчасно потрапити до шефа, наскільки швидко будуть підписані ваші документи і т. д., хоча професіонал ніколи не буде використовувати своє службове становище на шкоду кому-небудь. Більше того, саме секретар задає тон робочого дня, адже керівництву завжди приємно вранці побачити, що кабінет повністю готовий до чергового трудового дня, а на столі лежать свіжі газети, всі необхідні зведення, довідки, аналітична інформація і т.д.


Міф 5. Секретарі позбавлені можливості кар'єрного росту. Ця професія не передбачає підвищення на посаді.

Насправді. Міф вірний частково. Дійсно, хорошого секретаря керівник буде тримати біля себе, образно кажучи, на прив'язі, бо це – і права рука, і перший помічник. Шеф намагатиметься делікатно пропускати повз вуха всі натяки свого секретаря про те, що він уже давно «переріс» свою посаду і може займатися чимось більш значущим, наприклад, очолювати відділ компанії. Питання в тому, хто замінить секретаря, оскільки його просування по кар'єрних сходах може безпосередньо позначитися на робочому комфорті шефа, який уже звик, що його з півслова і півпогляду розуміють, стійко переносять будь-який настрій. І взагалі, шеф точно знає, що на свого секретаря можна покластися в будь-яких обставинах. Де і коли ще він зможе знайти такого фахівця. Як бачимо, професіоналізм і відданість можуть зіграти з секретарем «злий жарт». З іншого боку саме ці якості можуть стати основою для кар'єрного просування в межах тієї ж компанії.


Міф 6. Секретар — суто жіноча професія. Чоловіки не займають подібні посади.

Насправді. Дійсно, секретарями працюють в основному жінки. Пояснити це можна тим, що в емоційному плані вони більш гнучкі, їм легше підлаштуватися під настрій і характер шефа, залагодити будь-які конфлікти, десь промовчати і т.д. До того ж жінки вміють зробити більш комфортним кабінет і додати затишно-діловий стиль офісу, що важливо для роботи компанії. Чоловіки теж цілком здатні впоратися з роботою секретаря, тим більше, що багато великих фірм, точніше їх керівники, воліють брати на цю посаду саме представників сильної половини людства, навіть перейменувавши їх на «помічник керівника».


http://www.work.ua